PRESS BRIEFING SEBAGAI KOMUNIKASI EKSTERNAL

Sebelum berbicara lebih jauh tentang press briefing sebagai komunikasi eksternal, kita ingat kembali tentang makna komunikai eksternal. “Komunikasi eksteral ialah komunikasi antara pimpinan organisasi dengan khalayak di luar organisasi. Pada instansi-instansi pemerintah seperti departemen, direktorat, jawatan, dan pada perusahaan-perusahaan besar, disebabkan oleh luasnya ruang lingkup, komunikasi lebih banyak dilakukan oleh kepala hubungan masyarakat (public relations officer) dari pada oleh pimpinan sendiri. Yang dilakukan sendiri oleh pimpinan hanyalah terbatas pada hal-hal yang dianggap sangat penting, yang tidak bisa diwakilkan kepada orang lain, umpamanya perundingan (negotiation) yang menyangkut kebijakan organisasi. Yang lainnya dilakukan oleh kepala humas yang dalam kegiatan komunikasi eksternal merupakan tangan kanan pimpinan” (Effendy).

Sebenarnya, komunikasi eksternal dapat dilakukan oleh seluruh karyawan pada organisasi, dimulai dari tingkat tertinggi sampai dengan yang terendah. Bila dilihat secara struktural, seperti dikatakan oleh Effendy diatas, komunikasi eksternal pada Departemen Luar Negeri tidak dilakukan oleh pimpinan Departemen, dalam hal ini Menteri Luar Negeri, melainkan oleh Juru Bicara yang merangkap sebagai Kepala Biro Administrasi Menteri. Jadi, bila pihak luar atau publik luar memerlukan informasi baik mengenai Departemen Luar Negeri maupun hubungan dan politik luar negeri, pihak yang memberikan informasi tersebut adalah Juru Bicara Departemen Luar Negeri. Contoh dari kegiatan komunikasi eksternal untuk publik pers yang dilakukan oleh Juru Bicara adalah: Press Briefing, Press Interview, Press Reception, dan lain sebagainya.

Menurut Neni Yulianita dalam bukunya “Dasar-Dasar Public Relations”: “Oleh seluruh unsur yang ada pada organisasi, dimulai dari tingkat pimpinan dalam konteks hubungan dengan publik luar, kegiatan komunikasi dapat dilakukan tertinggi sampai dengan karyawan operasional sampai merupakan representasi publik organisasi atau membawa nama organisasi pada saat mereka melakukan kegiatan komunikasi dengan publik luar”.

Jelas bahwa Press Briefing adalah kegiatan komunikasi eksternal, karena komunikasi tersebut merupakan kegiatan komunikasi dengan publik luar, yang dilakukan oleh pihak dalam, dalam hal ini adalah Departemen Luar Negeri yang diwakili oleh Juru Bicara, kepada pihak luar, yaitu publik pers.

(Sumber tulisan : Yulianita, Neni, 2000, Dasar-Dasar Public Relations, Alqaprint, Bandung.

Effendi, 1998, Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek, PT Remaja Rosdakarya, Bandung)